Au moment où vous envoyez un engagement, votre client reçoit de votre part un courriel contenant un lien vers sa propre page privée. Cette page, c'est le portail : elle liste ce dont vous avez besoin, et c'est là qu'il le téléverse.

Seuls vos clients peuvent entrer

Personne ne peut se créer un compte sur votre portail. Il n'y a aucune inscription publique. Un client obtient un compte uniquement à partir d'un lien que vous lui envoyez : les personnes présentes dans votre portail sont donc exactement celles que vous y avez mises.

La première fois qu'il suit un de vos liens, il choisit un mot de passe ; ensuite il se connecte quand il veut. Cela lui prend une vingtaine de secondes, une seule fois.

Les deux façons dont un client obtient l'accès

La plupart du temps, vous n'avez pas à y penser. Chaque courriel que vous envoyez à un client par Vylan contient un lien privé vers sa propre page, et la première fois qu'il le suit, on lui propose de créer son accès.

Pour donner l'accès à quelqu'un avant de lui avoir envoyé quoi que ce soit, ouvrez sa fiche client et appuyez sur Donner l'accès au portail. Vylan lui envoie une invitation, et si vous n'avez aucune adresse courriel au dossier, il vous remet le lien à transmettre comme vous voulez.

L'accès est rattaché à la fiche client que vous avez invitée, pas à son adresse courriel. Un client dont vous n'avez jamais inscrit l'adresse peut donc avoir un portail, et changer une adresse plus tard ne remet pas discrètement ses documents à quelqu'un d'autre.

Ce que la page dit à son arrivée

Le haut de la page le salue par son nom et lui dit qui demande :

• Bonjour Marie,
• Voici les documents dont Lavoie CPA a besoin.
• Vos fichiers sont privés et partagés uniquement avec Lavoie CPA.

En dessous se trouve la liste que vous avez bâtie, avec un compteur de progression pour qu'il voie où il en est.

S'il perd le courriel

Les clients perdent des courriels. C'est la chose la plus ordinaire du monde. Vous pouvez renvoyer le lien depuis l'engagement, et chaque relance automatique de Vylan contient à nouveau le lien : un client qui a ignoré le premier courriel a donc un autre chemin de retour sans avoir à vous le demander.

Votre image de marque, pas la nôtre

Le portail porte le nom de votre cabinet, votre logo et votre couleur de marque, que vous réglez une seule fois dans les paramètres du cabinet. La même couleur d'accent est reprise dans les courriels que vos clients reçoivent. Pour votre client, c'est votre cabinet qui demande, parce que c'est le cas.