Classer dans votre Google Drive
Connectez un compte Google et Vylan copie les documents approuvés dans une structure de dossiers que vous concevez. C'est le seul endroit où vos documents quittent Vylan.
La plupart des cabinets gardent déjà les dossiers clients quelque part — un Drive que tout le monde connaît. Le classement y copie un document, nommé et rangé comme vous l'auriez fait à la main.
C'est vous qui classez. Vylan ne classe jamais tout seul. Il n'y a pas de passage automatique après l'approbation, ni à la clôture d'un mandat, ni pendant la nuit. Un document arrive dans votre Drive parce qu'une personne a choisi de l'y mettre. Vylan décide du dossier et du nom ; décider qu'un document doit partir, c'est à vous.
Connecter
Ouvrez vos paramètres de classement et faites Connecter sous Google Drive. Une fois activé, la carte affiche Connecté en tant que {email} et Ouvrir le dossier Vylan dans Drive vous y amène directement.
Vylan crée un seul dossier et travaille dedans : Vylan classe dans un dossier « Vylan » qu'il crée dans le stockage choisi. Vous pouvez déplacer ou renommer ce dossier; Vylan continue d'y classer. Il ne regarde ni ne réorganise rien d'autre dans votre Drive.
Vylan héberge vos données au Canada. Les documents classés vers un stockage connecté quittent Vylan et résident là où ce fournisseur les héberge. Bon à savoir avant d'activer, et bon à pouvoir répondre quand un client le demande.
Décider la forme
Sous Dossiers et nommage, vous bâtissez une Structure de dossiers et un Nom de fichier à partir de jetons — le client, l'année, le type de document. Séparez les niveaux de dossiers par « / ». Cliquez un jeton ci-dessous pour l'insérer.
L'Aperçu montre le chemin qu'un vrai document prendrait, y compris la solution de repli quand une information manque : Si aucune année ne peut être déterminée : {path}. Lisez-le avant d'enregistrer — un gabarit qui paraissait évident à la saisie peut envoyer dix mille fichiers à un drôle d'endroit.
Changer la structure ou le nommage vaut pour les documents classés ensuite. Ça ne revient pas réorganiser ce qui est déjà dans Drive : redessiner un mois plus tard vous laisse avec deux formes.
Classer un document : le panneau Classement du mandat
Chaque mandat porte un panneau Classement, et ce panneau, c'est toute la fonctionnalité. Il liste chaque document vivant du mandat — téléversements et livrables — et pour chacun il vous dit deux choses distinctes : où il se trouve dans Vylan, et si une copie existe déjà dans votre stockage.
Un document qui n'est pas encore sorti affiche Pas encore classé. Celui qui est sorti affiche Dans votre stockage, avec un lien direct.
- Ouvrez le mandat et trouvez Classement.
- Appuyez sur Classer sur une ligne pour copier ce document. Ou cochez-en plusieurs et utilisez Classer la sélection — Tout sélectionner prend le lot.
- La ligne passe à Dans votre stockage quand la copie est arrivée, avec un lien vers elle. C'est votre confirmation.
Il n'y a ni fenêtre de confirmation ni plan à approuver. Appuyer sur Classer classe. Le panneau qui affiche Pas encore classé sur tout le reste est l'image honnête de ce qui a quitté Vylan et de ce qui n'en est pas sorti.
Classer deux fois le même document ne fait rien la seconde fois — Déjà classé auparavant — jamais classé deux fois. Vous ne pouvez pas encombrer votre Drive de doublons en réappuyant sur le bouton.
Mettre un document à un endroit précis
Classer moi-même est l'autre porte : choisissez les documents, puis naviguez dans votre stockage et choisissez exactement où ils vont, au lieu de prendre le dossier qu'aurait produit votre gabarit. Utile pour le livrable qui appartient à un endroit que vos règles de nommage n'auraient jamais deviné.
Renommer ou déplacer un document dans Vylan ensuite ne suit pas jusqu'à la copie déjà dans Drive. Les deux cessent de correspondre à partir de là, ce qui est généralement sans conséquence et parfois surprenant.
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