Insights, c'est la relecture. Tout y est bâti à partir de ce que votre cabinet a déjà consigné — les heures saisies, les factures émises et les paiements reçus — c'est donc une vue de vos propres données, pas une chose de plus à tenir à jour. C'est de l'arithmétique pure : rien sur la page n'est une prévision, et rien n'y est rédigé par un assistant.

Choisir la période

Période fixe sur quoi tout est mesuré : Cette année, 12 derniers mois, ou Tout l'historique. C'est le seul sélecteur de période de la page — aucune carte n'a le sien.

Les 12 derniers mois sont en général les plus utiles des deux périodes courtes. Une année civile, en janvier, c'est quatre semaines de preuve et ça ne dit pas grand-chose.

Trois choses ignorent volontairement la période, et chacune le dit dans sa propre phrase : tout ce qui touche aux factures impayées est en date d'aujourd'hui (une facture de l'an dernier encore ouverte est encore due), les cartes par mandat de l'onglet Travail couvrent toute la vie de chaque mandat — voyez plus bas — et la bande de surveillance en haut de l'onglet Aperçu montre où on en est aujourd'hui, avec une exception qu'elle nomme elle-même.

Les quatre onglets

• Aperçu — tout le cabinet. Ce qui est rentré, ce qui est sorti en salaires, ce qu'on vous doit encore, et où le mois en est face à son objectif.
• Clients — le même argent par client, et c'est là que vivent les chiffres inconfortables. Un client qu'on aime bien n'est pas forcément un client qui paie le temps qu'il prend.
• Équipe — où se trouvent les heures : par personne, par service et mois par mois. La charge de travail, pas la performance.
• Travail — chaque mandat face aux heures que vous aviez prévues et à l'honoraire que vous avez chargé.

Aperçu — le cabinet d'un coup d'œil

Ce mois-ci par rapport à l'objectif est la première ligne : ce que vous avez facturé jusqu'ici ce mois-ci face à l'objectif mensuel, avec un repère pour indiquer où on est rendu dans le mois. En route vers est la seule projection de la page — la facturation du mois jusqu'à maintenant, prolongée en ligne droite jusqu'à la fin du mois, et toujours nommée comme telle. Encaissé se tient à côté parce qu'émettre une facture et se faire payer, ce sont deux journées différentes.

En dessous, quatre cartes, chacune répondant à une question :

• Revenus encaissés — les paiements réellement reçus dans la période, nets des remboursements. L'argent en banque, pas les factures émises.
• Heures enregistrées — toutes les heures enregistrées dans la période, travail client et travail propre au cabinet ensemble. La répartition entre les deux est montrée une seule fois, plus bas.
• Marge estimée — les revenus encaissés moins ce que les heures ont coûté en salaires. Voyez Ce que veut dire « Estimé » plus bas.
• Encaissé par heure client — l'argent encaissé divisé par les heures client consignées. C'est ce qu'une heure a rapporté, pas un taux que quelqu'un charge, et la carte reste vide tant qu'il n'y a pas dix heures client derrière.

Ce qui mérite un coup d'œil est une courte bande de décomptes, chacun un lien vers l'onglet qui l'explique : Clients dans le rouge, Travaux sous 80 % de réalisation, Travaux en dépassement de budget, Travaux ouverts avec des heures mais sans plan et Travaux actifs en retard sur leur échéance. Une seule phrase sous la bande porte la portée des cinq — En date d'aujourd'hui. Les compteurs de travaux couvrent toute la durée de chaque travail, pas la période ci-dessus — seul « Clients dans le rouge » la suit. — donc la période choisie déplace le premier décompte et laisse les autres tels quels.

Les graphiques se lisent de la même façon. Revenus par mois montre le facturé et l'encaissé côte à côte, avec la ligne d'objectif tracée sur le facturé seulement, et une note de bas de carte qui donne le nombre typique de jours entre l'émission d'une facture et son paiement, dès qu'il y a assez de factures payées pour le dire. Encaissé vs coût de main-d'œuvre met les salaires sous ce qui est rentré, mois par mois ; un mois où personne n'avait de taux de coût est un trou dans la courbe des coûts, pas un zéro. Travail client vs travail propre au cabinet est la part de chaque heure consignée qui est allée à un client plutôt qu'au fonctionnement du cabinet, avec trois chiffres à côté — Heures sur le travail propre au cabinet, Coût de main-d'œuvre sur le travail propre au cabinet et Projets internes avec des heures — et Heures par mois empile les deux. Impayés par ancienneté classe ce qu'on vous doit entre ce qui n'est pas encore échu et le retard du reste, en date d'aujourd'hui. Encaissé par heure client, par mois est la quatrième carte ci-dessus tracée dans le temps, et un mois sous dix heures client reste vide plutôt que d'être tracé à partir de trop peu.

L'interrupteur « Après l'abonnement Vylan »

Après l'abonnement Vylan se trouve à côté des onglets, pas dans une carte, parce qu'il déplace deux chiffres ensemble : la carte Marge estimée et la courbe des coûts de Encaissé vs coût de main-d'œuvre retranchent toutes les deux l'abonnement du cabinet pour les mois de la période, et tant qu'il est activé la courbe est renommée Coût de main-d'œuvre + abonnement Vylan pour qu'on voie quelle version on lit. Activé, les deux s'accordent entre elles ; désactivé, elles s'accordent aussi. Il n'en déplace jamais une seule.

Il n'apparaît que si votre cabinet paie vraiment pour Vylan. Pendant l'essai, ou après une annulation, l'abonnement ne vaut rien — et un interrupteur qui retranche zéro serait un bouton qui promet de changer un chiffre sans le faire.

Ce que veut dire « Estimé »

Le mot Estimé se tient à côté d'un chiffre produit par un taux plutôt que par un paiement, et il dit quel calcul ce chiffre-là a utilisé. Il n'y a pas de sens unique : survolez-le et vous obtenez la phrase du chiffre auquel il est accroché. Les revenus encaissés, les heures enregistrées et tout décompte ne le portent jamais — ce sont des faits, et les marquer ne serait que du bruit.

• Une marge — Marge estimée dans l'Aperçu, Marge la plus faible et Clients dans le rouge — ce sont les revenus encaissés moins le coût de main-d'œuvre. Le loyer, les logiciels, les assurances et le reste des frais généraux n'en font pas partie : c'est la marge sur le travail, pas le profit du cabinet.
• Un coût — la courbe des coûts de Encaissé vs coût de main-d'œuvre, les salaires du travail propre au cabinet, et Les plus coûteux à servir — ce sont les heures consignées évaluées au taux de coût de chaque personne.
• Une valeur — Plus de valeur facturable — ce sont les heures consignées évaluées au taux facturable de chaque personne. C'est ce que le travail valait, jamais ce qui a été chargé à un client.
• Deux réalisations différentes, et c'est pourquoi elles ne partagent jamais une phrase. Réalisation la plus faible sur Clients divise ce que le client a payé durant la période par la valeur des heures de cette période. Honoraires facturés c. valeur des heures sur Travail divise plutôt les honoraires fixes d'un seul mandat.
• Encaissé par heure, par client trace deux taux horaires sur deux dénominateurs différents — l'argent encaissé sur toutes les heures consignées, la comparaison sur les heures ayant un taux seulement — et la carte le dit.

Quel que soit le chiffre, les heures consignées avant que la personne ait le taux en question ne portent rien du tout. Elles sont exclues et comptées dans une note plutôt que ramenées à zéro, de sorte que chacune de ces estimations est un plafond sur le vrai chiffre, jamais un montant au dollar près.

Clients — qui paie le temps qu'il prend

Portefeuille de clients est la bande du haut : les clients avec des heures, les clients dans le rouge, la part de vos revenus que représentent les trois plus gros clients, les clients avec mandat récurrent, et combien de clients sont arrivés ou partis dans la période.

Revenus encaissés vs effort place chaque client avec des heures : ce qu'il a pris de gauche à droite, ce qu'il a payé de bas en haut. Le coin en bas à droite est celui à regarder, et le graphique le nomme — Grand effort · faibles revenus. Clients dans le rouge est la courte liste des clients dont les salaires ont dépassé ce qu'ils ont payé, du pire au moins pire. C'est toujours les revenus encaissés moins le coût de main-d'œuvre, peu importe la vue d'effort choisie, et la carte le dit plutôt que de vous laisser vous demander pourquoi elle n'a pas bougé.

Afficher l'effort en — Heures, Coût ou Facturable — change ce que veut dire « effort » dans cet onglet. Heures, c'est le temps. Coût, c'est ce temps au taux de coût. Facturable, c'est ce temps au taux facturable, soit ce que vous auriez facturé à l'heure. Le choix déplace quatre cartes d'un coup, titres compris : l'axe horizontal du nuage de points, le classement d'effort (Le plus d'heures consacrées, Les plus coûteux à servir ou Plus de valeur facturable), le classement d'à côté (Marge la plus faible sous Heures et Coût, Réalisation la plus faible sous Facturable) et le graphique par heure. Revenus les plus élevés ne bouge jamais — l'argent encaissé reste l'argent encaissé peu importe la façon de mesurer l'effort. Sous Coût ou Facturable, un client dont les heures n'ont pas de taux est laissé hors du graphique et compté dans une note de bas de carte, plutôt que dessiné à 0 $.

Encaissé par heure, par client est ce qu'une heure de travail pour chaque client a vraiment rapporté, classé dans cet ordre ; les clients sous dix heures dans la période sont laissés de côté et comptés en dessous. Sous Coût ou Facturable, une deuxième barre s'ajoute à côté de chacune — Coût par heure ou Valeur facturable par heure — sur un dénominateur différent, et la carte le dit : Encaissé ÷ toutes les heures; la comparaison ÷ les heures avec taux seulement.

Impayés par client, c'est qui vous doit de l'argent en ce moment — en date d'aujourd'hui, pas la période. C'est une relecture, pas un outil de recouvrement ; relancer une facture se fait là où la facture vit, dans enregistrer un paiement.

Équipe — la charge de travail, pas la performance

Cet onglet montre où se trouvent les heures pour que personne n'ait à deviner. Il ne classe pas les gens, ne met d'objectif sur personne, et personne n'y est jamais coloré en rouge. Les personnes sont ordonnées par heures uniquement parce qu'un graphique a besoin d'un ordre.

Où sont passées les heures donne à chaque personne un seul chiffre : la part de ses heures consignées qui était du travail client plutôt que du travail propre au cabinet. C'est une part des heures consignées, pas d'une semaine de travail — Vylan ne connaît les heures contractuelles de personne, donc rien ici ne dit si quelqu'un est occupé ou libre. Une personne qui n'a rien consigné dans la période n'a tout simplement pas d'anneau ; l'onglet n'affiche jamais un 0 %.

Heures par membre de l'équipe et Heures par service sont les deux totaux. Qui travaille sur quoi croise les deux — chaque case, c'est les heures d'une personne sur un service, plus foncée quand il y en a plus — la façon la plus rapide de repérer un service qui repose sur une seule personne. Heures par mois, par personne montre comment la charge de chacun a bougé dans la période, un petit graphique par personne, tous à la même échelle.

Travail — les mandats face à leur plan et à leur prix

Une règle à garder en tête, et l'onglet la dit dès sa première ligne : les chiffres par mandat — dépassement de budget, mandats sans plan, budget face au réel, et ce qu'un mandat a chargé face à ce que valaient ses heures — couvrent toute la vie de chaque mandat, pas la période ci-dessus. Un budget et un honoraire appartiennent au mandat entier ; les découper par mois n'aurait aucun sens. Seul le tableau Par service au bas de la page suit la période, et ses colonnes le disent.

Le travail en un coup d'œil compte les Travaux analysés, combien sont Avec un budget prévu, combien sont en Réalisation sous 80 % et combien ont été Livrés à temps. En dessous :

• Dépassement de budget — les mandats dont les heures ont dépassé le plan, le plus gros dépassement en premier. Un mandat sans heures prévues ne peut pas dépasser un plan, donc il n'est pas compté ici ; il est compté dans Travaux ouverts sans plan. Les dépassements sont montrés par mandat et ne sont jamais additionnés.
• Budget c. réel — chaque mandat qui a un plan et des heures, le prévu de gauche à droite et le réel de bas en haut. La diagonale, c'est « pile sur le plan » ; au-dessus, c'est un dépassement.
• Honoraires facturés c. valeur des heures — l'honoraire du mandat face à ses heures au taux facturable. Sous 100 %, l'honoraire est rentré sous la valeur du temps : la liste à retarifer. Les mandats avec une ligne horaire, sans honoraire, sans heures tarifées ou avec un honoraire récurrent ne sont pas classés — l'honoraire d'un mandat récurrent est par période, pas un total unique, et le comparer aux heures à vie ferait passer chaque mandat récurrent pour une perte.
• Répartition de la réalisation et Réalisation par service · toute la durée — la même comparaison honoraires-contre-valeur, en distribution puis regroupée par ligne de service, pour qu'un seul mandat mal tarifé ne passe pas pour un service mal tarifé.
• Échéance dépassée — les mandats actifs dont l'échéance est passée, et de combien de jours. C'est là que mène le décompte des retards de la bande de surveillance.
• Par service — pour chaque ligne de service : les mandats terminés dans la période, leurs heures réelles moyennes, combien de ceux qui avaient un budget l'ont dépassé, le nombre médian de jours du début à la fin, et combien ont été terminés avant leur échéance.

Deux seuils que vous verrez

Certaines cartes utilisent un seuil, et les deux sont des choix, pas des faits sur votre cabinet. Un chiffre par heure exige dix heures client derrière lui avant d'être tracé, parce que 400 $ sur une demi-heure, ce n'est pas un taux, c'est du bruit : la carte de l'Aperçu dit Affiché à partir de 10 heures client enregistrées en attendant, le graphique mensuel dit Les mois sous 10 heures client restent vides., et le graphique par client compte ceux qu'il a laissés de côté.

L'autre, c'est quatre-vingts pour cent : un mandat compte comme « sous son prix » quand son honoraire est rentré sous cette part de ce que valaient ses heures. C'est ce que comptent Travaux sous 80 % de réalisation sur la bande de surveillance et Réalisation sous 80 % sur Travail — un chiffre rond, choisi pour qu'un petit rabais ne passe pas pour un problème. Partout où un décompte dépend de l'un des deux seuils, l'info-bulle à côté le dit.

Ce que veut dire un tiret

Un tiret n'est pas un zéro. Il veut dire que Vylan n'a pas pu mesurer ce chiffre à partir de ce qui a été consigné, et la carte nomme le réglage qui le remplirait. Un zéro, lui, est un zéro compté — chaque ligne a été lue et il n'y en avait aucune — et il est présenté comme tel.

• Tout ce qui touche au coût ou à la marge — Définir les taux dans les paramètres d'équipe. Le Taux de coût de chaque personne est ce qui remplit le coût de main-d'œuvre, la marge estimée et les clients dans le rouge ; le Taux facturable est ce qui remplit l'angle Facturable et la comparaison entre l'honoraire et la valeur des heures.
• Le dépassement de budget et le budget face au réel — des heures prévues sur le service dans votre catalogue, ou sur le mandat lui-même sous Budget et heures. Un mandat hérite des heures de son service tant que vous ne lui en donnez pas.
• Les livraisons à temps et les mandats en retard — une Échéance sur le mandat. Un mandat qui n'en a pas n'est ni en retard ni à temps ; il est compté comme sans échéance.
• Le compteur du mois — un Objectif de facturation mensuel, réglé depuis le compteur lui-même avec Définir l'objectif.

Le lire honnêtement

Les Insights ne voient que ce qui a été écrit. Une semaine que personne n'a consignée est une semaine qui a l'air gratuite, et un client dont les heures n'ont pas été saisies paraîtra plus rentable qu'il ne l'est — c'est le travers à connaître, parce qu'il fait passer les pires clients pour les meilleurs.

L'argent, c'est l'argent encaissé. Sur Revenus par mois, une facture émise, c'est Facturé, et un paiement reçu, c'est Encaissé ; les deux ne sont jamais mélangés, et la ligne d'objectif est tracée sur le facturé seulement. À part les cartes d'impayés, qui sont ce qu'on vous doit encore, tous les montants de la page sont de l'argent encaissé — et c'est pourquoi tant de titres le disent maintenant.