Une automatisation est une règle qui fait une chose quand quelque chose arrive : une tâche ou un mandat atteint un statut, ou une date approche.

La tâche de révision est terminée, donc l'associé doit le savoir. Toutes les tâches du mandat sont faites, donc le mandat doit passer à terminé. L'échéance est dans trois jours, donc l'équipe sur le travail doit en être avisée. Rien de tout cela n'est difficile. Tout cela s'oublie.

Où les trouver

• Sur un mandat — ouvrez le mandat; Automatisations est un onglet, à côté de Travail, Fichiers et Notes.
• Sur une tâche — ouvrez la tâche; Automatisations se trouve dans le panneau.
• Sur un modèle de mandat — sa section Automatisations contient les règles du mandat. Les règles de chaque tâche sont listées sous la tâche, et son bouton ⚡ en ajoute une.
• Dans Créer un mandat — les deux mêmes, remplies par le modèle choisi, ou par vous.

Chaque mandat créé à partir d'un modèle commence avec une copie de ses règles — par Créer un mandat, une proposition, un service, une récurrence ou une règle alors créer un mandat. Créer un mandat les affiche avant que le mandat existe, pour que vous puissiez les modifier ou les retirer d'abord. Modifier le modèle plus tard ne change pas les mandats déjà créés.

Une règle copiée sur un mandat agit au nom de la personne qui a créé le mandat. Sur un mandat que personne n'a créé à la main — un client qui accepte une proposition, une récurrence — elle garde le nom de la personne qui l'a ajoutée au modèle.

Une phrase, deux choix

1. Ajouter une automatisation. Une fenêtre s'ouvre.
2. Sous Choisir la condition, choisissez ce qu'il faut surveiller. Le choix part de ce que vous avez ouvert — Quand ce mandat passe à ou Quand cette tâche passe à — donc la règle simple se fait en deux choix. Ouvrez la liste pour les questions plus larges ci-dessous.
3. Choisissez le statut, parmi les statuts de votre cabinet avec leurs couleurs — ou, pour une date, combien de jours et laquelle.
4. Sous Choisir l'action, choisissez ce qui arrive — la liste s'ouvre une fois la condition complète — puis qui (ou rédigez le message, ou choisissez la date ou le statut), et Ajouter une automatisation.

Avant l'ajout, la fenêtre montre la règle telle qu'elle se lira. Chaque règle occupe ensuite sa propre carte, en français courant, avec les noms et les statuts en gras, pour qu'une règle écrite en mars ait encore du sens en septembre.

Ce qu'une règle peut surveiller

• Quand ce mandat passe à / Quand cette tâche passe à — ce sur quoi la règle est écrite.
• Quand ce mandat passe à sur une tâche — le mandat auquel la tâche appartient.
• Quand une tâche précise est — une tâche nommée du même mandat.
• Quand la tâche au-dessus passe à — sur une tâche : celle juste au-dessus dans la liste.
• Quand toutes les tâches sont, Quand toutes les demandes au client sont, Quand chaque tâche et demande est — toute la liste du mandat. Sur une tâche, Quand tout ce qui précède est ne regarde que ce qui se trouve au-dessus.
• Quand le mandat est créé — une seule fois, au moment où le mandat est créé : par Créer un mandat, par un client qui accepte une proposition, par une récurrence, par une copie, ou par une règle qui crée un mandat. Offert dans un modèle de mandat et dans Créer un mandat seulement — sur un mandat qui existe déjà, c'est déjà arrivé. Elle peut tout faire, sauf changer le statut du mandat.
• Une date — Quand une date approche, Quand une date arrive ou Quand une date est passée, pour l'une des dates de votre cabinet et un nombre de jours, sur le mandat (ou, sur une tâche, sur la tâche elle-même).

Une tâche annulée et une étape à l'intérieur d'une tâche ne comptent jamais dans « toutes ». Un mandat sans aucune tâche n'est jamais « tout terminé » — une règle qui termine le mandat ne se déclenche pas sur un travail qui n'a jamais été préparé.

Les six choses qu'elle peut faire

• alors assigner quelqu'un — ajoute une personne ou une équipe. Ajoutée, pas remplacée : les personnes déjà assignées restent. Pas offert quand le travail où l'on assignerait quelqu'un est lui-même terminé — cette tâche, ou tout le mandat. « Quand la tâche au-dessus est terminée, assigner Marc à celle-ci » est exactement fait pour ça.
• alors aviser quelqu'un — avise une personne, une équipe, toute l'équipe sur ce travail ou toute l'équipe sur ce client, sans en faire leur travail. Les groupes sont établis au moment où la règle se déclenche : ils suivent les personnes présentes ce jour-là.
• alors inscrire une date — inscrit la date du jour, dans le fuseau horaire de votre cabinet, sur l'une de vos dates. Inscrire la date d'échéance change la véritable échéance.
• alors écrire au client — publie vos mots dans le fil de messages du client, qui reçoit le courriel habituel « vous avez un nouveau message ». Pas un avis rédigé par Vylan : le message est le vôtre.
• alors créer un mandat — crée un nouveau mandat pour le même client à partir de l'un de vos modèles de mandat : « quand la tenue de livres est terminée, lancer la fin d'année ». Sur les règles d'un mandat seulement. Il est créé une seule fois, peu importe combien de fois le mandat est terminé, et au nom de la personne qui a ajouté la règle — il fonctionne donc même quand quelqu'un qui ne peut pas créer de mandats termine le travail. Seules les personnes qui peuvent créer des mandats peuvent en ajouter une.
• alors changer le statut du mandat — toujours le mandat, même depuis une règle sur une tâche. « Quand toutes les tâches sont terminées, passer le mandat à Terminé » est celle que la plupart des cabinets veulent.

Deux choses à faire? Ajoutez deux règles

Une automatisation fait une seule chose. Si terminer une tâche doit à la fois aviser l'associé et écrire au client, ce sont deux automatisations l'une sous l'autre — pas une règle contenant une liste.

C'est voulu. Une règle qui peut contenir trois actions a besoin d'un paragraphe pour se décrire, et un paragraphe ne se lit pas d'un coup d'œil six mois plus tard.

Quand elles se déclenchent

Une règle de statut s'exécute quand ce qu'elle surveille bouge — la tâche où elle est écrite, la tâche qu'elle nomme, la tâche au-dessus, une tâche de son « toutes », ou le mandat — et seulement à ce moment-là. Une règle qui reste vraie ne se redéclenche pas parce qu'autre chose a bougé ensuite : « quand la révision est terminée, écrire au client » envoie un message, pas un par clic suivant.

Quand une personne fait avancer le travail — en cochant une case ou en choisissant un statut par son nom — la règle s'exécute en son nom. Une règle écrite sur le moment général (« quand elle est terminée ») couvre les deux; une règle visant un statut nommé ne se déclenche que pour celui-là. Déplacer dix tâches d'un coup déclenche la règle du mandat une fois, pas dix.

Vylan fait avancer certaines tâches lui-même : une demande de documents, une tâche de signatures ou un questionnaire une fois que le client a fait sa part, et une demande de documents quand votre cabinet approuve son dernier document. Les règles qui surveillent ces tâches s'exécutent alors aussi — voyez tâches, statuts et échéances. Personne n'a cliqué : chaque règle agit donc au nom de la personne qui l'a ajoutée, comme une règle de date.

Une règle écrite sur une date devient vraie parce qu'une journée a passé, pas parce que quelqu'un a cliqué. Elles sont vérifiées toutes les heures, et chacune se déclenche une fois par date visée, peu importe combien de fois la vérification a lieu.

Personne n'a cliqué : une règle de date agit donc au nom de la personne qui l'a ajoutée. Le message au client vient d'elle, et c'est elle qui assigne les personnes que la règle ajoute. Si cette personne quitte votre cabinet, ses règles de date cessent d'agir. La seule chose qu'une règle de date ne peut pas faire, c'est alors changer le statut du mandat — cela termine le mandat, ce qui exige quelqu'un de connecté.

Un mandat copié, et une tâche sans mandat

Copier un mandat copie ses règles et celles de ses tâches, et une récurrence aussi : le mandat suivant de la série commence avec les mêmes règles. Une règle visant une tâche précise est redirigée vers la tâche correspondante du nouveau mandat.

Une tâche qui appartient à un client sans mandat ne peut surveiller qu'elle-même — il n'y a ni mandat ni autres tâches à consulter.

Ce qu'elles ne peuvent délibérément pas faire

Une automatisation ne peut pas faire passer un dossier à une autre étape de flux, et elle ne change pas le statut d'une tâche — seulement celui du mandat. Elle agit sur le travail, ses personnes, une date, un avis ou le message au client que la règle nomme.

Modifier ou retirer une règle

Chaque règle a un menu ⋮ à sa droite. Modifier ouvre la même fenêtre avec la règle déjà remplie; changez ce qu'il faut, puis Enregistrer les modifications. La règle garde sa place dans la liste. Retirer la supprime.

Une règle que vous modifiez agit ensuite à votre nom — le message d'une règle de date vient de vous, et c'est vous qui assignez les personnes qu'elle ajoute. Une règle que vous ne touchez pas garde le nom qu'elle avait.

Si votre rôle n'aurait pas pu ajouter une règle — une règle qui assigne une équipe au travail, ou qui crée un mandat — vous pouvez la retirer, mais pas la modifier.