Vylan est un logiciel de gestion pour les petits cabinets comptables canadiens. Il tient vos clients, les mandats que vous menez pour eux, les documents que ces mandats exigent et l'argent au bout — pour que la journée se passe à un seul endroit plutôt qu'entre une arborescence de dossiers, un outil de signature, un outil de facturation et une boîte courriel pleine de relances.

Ça a commencé par la partie qui gruge une semaine sans rien facturer : sortir la paperasse des mains des clients. C'est encore le cœur, et il y a maintenant pas mal de choses autour.

Ce qu'il contient

• Vos Clients — qui ils sont, qui travaille dessus, comment ils sont liés entre eux, et tout ce que vous avez déjà produit pour eux.
• Votre Travail — toutes les tâches que le cabinet doit, tous clients confondus, dans une seule liste plutôt qu'une liste par personne.
• Vos Engagements — un mandat pour un client, bâti sur un modèle qui remplit la liste tout seul.
• Les automatisations de tâche — des règles sur les tâches et leurs modèles pour assigner quelqu’un, aviser quelqu’un ou écrire au client quand une tâche atteint un statut.
• Le Temps — un minuteur et une façon d'inscrire des heures, pour voir ce qu'un client vous coûte vraiment.
• La Facturation — des factures avec les taxes canadiennes, envoyées depuis Vylan, payées par carte, relancées automatiquement jusqu'à ce qu'elles le soient.
• Leads — le travail que vous cherchez à obtenir, avant qu'il soit un client, avec un formulaire pour votre site web qui l'alimente.
• Fichiers — chaque document que vous détenez pour un client : cherchable, importable en lot, et classé vers votre propre Google Drive quand vous le décidez.
• Modèles — des mandats complets, des tâches, des demandes de documents, des questionnaires, des services et des structures de dossiers, chacun configuré une seule fois.

Le cycle de base

1. Vous créez un engagement : un mandat pour un client, par exemple une déclaration de revenus des particuliers.
2. Vous choisissez un modèle, qui remplit la liste de documents pour vous.
3. Vous l'envoyez. Votre client reçoit un courriel avec un lien privé.
4. Votre client téléverse ses documents, sur la page où il se connecte déjà.
5. Vylan classe chaque téléversement tout seul sur la bonne ligne de la liste — et le vérifie quand vous avez activé les Vérifications IA des documents pour ce client.
6. Vous approuvez ce qui est bon, refusez ce qui ne l'est pas, et Vylan redemande au client.
7. Quand tout est entré, vous faites le vrai travail, vous le retournez et vous êtes payé.

Les vérifications de documents, les calendriers de rappel, les réglages de facturation et les règles de tâche assurent les suivis courants. Votre équipe vérifie toujours le travail et consigne ce qui est terminé.

À qui ça s'adresse

Aux petits cabinets comptables et de tenue de livres, au Québec comme ailleurs au Canada. Ça fonctionne pour un cabinet d'une seule personne comme pour un cabinet de quelques employés. Si vous avez des collègues, vous pouvez activer le mode équipe, donner des rôles aux gens et vous répartir le travail.

En français et en anglais

Tout le produit est bilingue, y compris les courriels que vos clients reçoivent. Vous choisissez votre langue dans vos réglages, et chaque client est contacté dans la sienne. Les deux sont indépendantes : vous pouvez travailler en anglais pendant que votre client reçoit tout en français.

Où vos données sont hébergées

Vos données sont hébergées au Canada.